En repetidas ocasiones cuando visito un prospecto hay una constante en sus preguntas:
¿Cuántos manuales necesito? ¿Qué diferencia hay entre ellos? ¿En qué me ayuda o beneficia contar con un Manual Organizacional dentro de mi Empresa?
Y mi respuesta siempre es “DEPENDE”, pensarán Yadira pero esa no es precisamente la respuesta que está esperando el prospecto o el cliente y en efecto casi siempre es así, sin embargo, cada emprendimiento y cada empresa es distinta, “depende” del número de personal staff con que se cuente es decir la estructura organizacional o simplemente si no se tienen empleados, “depende” del giro de la Empresa, “depende” si se tiene una matriz o varias sucursales, “depende” de la situación financiera en la que se encuentre, “depende” si el Empresario o Emprendedor conoce la diferencia entre invertir en un Manual o si esto le representa un gasto… entre otros “dependes”…
Lo anterior es la principal razón por la que cuando conozco a un posible cliente lo primero que hacemos es realizar un diagnóstico del Emprendimiento o de la Empresa con la finalidad de conocer y entender la visión del Empresario, la capacidad instalada con la que cuenta, las diferentes áreas o departamentos, ¿qué software usan?, si el software que se utiliza es integral, si es sólo administrativo o si es sólo operativo, realmente se necesita conocer el resultado del diagnóstico para proponer ese “traje a la medida” que permita controlar la operación y sentar las bases de la organización.
En mi experiencia, me gustaría comentarles de los cuatro Manuales con los que debería contar una PYME no se diga una Empresa grande o trasnacional, son los siguientes:
1.- Manual Organizacional. Establece el marco normativo, funciones y control interno necesarios para operar y administrar la Empresa de manera eficiente.
2.- Manual de Operaciones. Es el documento básico donde se establece qué es la Empresa y que se hace día a día en Ella.
3.- Manual de Identidad Corporativa. Determina los elementos visuales que se encargarán de comunicar tu identidad corporativa a diferentes públicos y la manera en la que se percibe tu Empresa.
4.- Manual Anticrisis. Es una herramienta para contener los aspectos negativos que pueda traer una contingencia o una situación de riesgo interna o externa y las acciones para enfrentarlas oportunamente.
Estos protocolos escritos son INDISPENSABLES para que tu Empresa crezca y sobreviva tiempos de crisis, son la guía para la operación de las diferentes áreas y procesos con los que se cuenta y donde se implementa el control interno.
Ahora que ya los conoces y sabes qué función tienen dentro de tu Emprendimiento o Empresa me gustaría preguntarte ¿ya cuentas con alguno de ellos? ¿Los utilizas? ¿Los conoce tu personal? ¿Necesitas alguno? Recuerda que nosotros te podemos asesorar.
Gracias por visitar mi blog, soy Yadira Figueroa Parra CEO de InControlsMx y me dedico a crear La Mejor Versión de tu Empresa.